Ciclo Sistêmico das Reuniões

"Nenhum processo é superior à reunião para assegurar
a unidade de direção e a convergência de esforços".
Fayol

As reuniões se constituem em racionalização de trabalho e economia de tempo. É mais fácil e eficaz transmitir a mesma ordem a um grupo, em vez de fazê-lo individualmente. Ao mesmo tempo, é necessário agir com senso de oportunidade. Alguém já disse que é muito importante que todos corram; mas por mais que você corra, não vencerá a corrida se estiver correndo fora da pista. 

Leopoldo Hoffmann, comparando o coordenador da reunião a um juiz de futebol, diz: "O dirigente é aquele que controla, mas não guia; comanda, mas não joga."

A reunião tende a prolongar-se, desnecessariamente, quando:

• todos falam ao mesmo tempo;

• só um fala o tempo todo;

• ninguém fala (grupo acéfalo).

No ciclo sistêmico da reunião, as teorias, as idéias são os insumos básicos, a matéria prima. Depois de discutidas pelo grupo, tem-se a um CONSENSO, o qual determina uma AÇÃO PRÁTICA. Depois de serem colocadas em prática, há observações, correções e sugestões, entendidas como FEEDBACK. Daí surgem novas idéias e o processo vai se aperfeiçoando.

Tudo isso pode ser visualizado no gráfico abaixo.

Fonte: CHINELATO FILHO, João. A Arte de Organizar para Informatizar. Rio de Janeiro, LTC, 1993.

(Org. por Sérgio Biagi Gregório)