Sérgio Biagi Gregório
1.
INTRODUÇÃO
O
objetivo deste estudo é refletir sobre o processo
básico da comunicação*,
a fim de que haja maior exatidão na expressão e na compreensão do significado
daquilo que se quer transmitir.
2.
CONCEITO
COMUM
- Diz-se que é comum o que pertence
a todos ou a muitos igualmente. Vem do latim cum
e munus, que significa cargo, ofício,
função, dever, propriedade. Assim, o centro de um círculo é comum a seus
raios, pois todos os raios têm o mesmo centro. A atração é comum a todos os
corpos, porque todos dela sofrem. (Santos, 1965)
COMUNICAÇÃO
- Do lat. communicatio de communis = comum
significa a ação de tornar algo comum a muitos. É o estabelecimento de
uma corrente de pensamento ou mensagem, dirigida de um indivíduo a outro, com o
fim de informar, persuadir, ou divertir. (Pequena
Enciclopédia de Moral e Civismo). Significa, também, a
troca de informações entre um transmissor e um receptor, e a inferência
(percepção) do significado entre os indivíduos envolvidos.
COMUNICAÇÃO
INTERPESSOAL
é essencialmente um processo interativo e didático (de pessoa a pessoa) em que
o emissor constrói significados e desenvolve expectativas na mente do receptor.
3.
PROCESSO BÁSICO DE COMUNICAÇÃO
Uma
mensagem pode ser transmitida de modo:
1.
VERBAL A
comunicação verbal é o modo de comunicação mais familiar e mais freqüentemente
usado. Divide-se em:
A)
VERBAL-ORAL
Refere-se a esforços de comunicação tais como dar instruções a um colega,
entrevistar um candidato a um emprego, informar alguma coisa a alguém, e assim
por diante.).
B)
VERBAL-ESCRITA
Refere-se a memorandos, relatórios por escrito, normas e procedimentos.
2.
SIMBÓLICA
As pessoas cercam-se de vários símbolos, os quais podem comunicar muito
a outras pessoas. O lugar que moramos, as roupas que usamos, o carro que
dirigimos, a decoração do escritório e outras coisas mais expressam parte da
nossa personalidade.
3.
NÃO-VERBAL
A comunicação não-verbal, que se refere à transmissão de uma mensagem por
algum meio diverso da fala e da escrita, é uma das facetas mais interessantes
da comunicação. Incorpora coisas como o modo com que usamos o nosso corpo, os
nossos gestos e nossa voz para transmitir certas mensagens.
Disso
resulta que há maior ou menor exatidão
daquilo que se quer transmitir.
A
exatidão na comunicação, por outro
lado, se refere ao ponto até onde o sinal básico transmitido pelo emissor é
recebido, sem distorções pelo receptor.
Este
processo se reflete no modelo de Shannon-Weaver, ilustrado na fig. 1.
4.
MODELO SHANNON-WEAVER
Figura
1. O modelo de
Shannon-Weaver do processo de comunicação. Fonte:
Adaptado de C. F. Shannon-Weaver, The Mathematical Theory of Communication (Urbana: University of
Illinois Press, 1949), pp. 5 e 98.
4.1.
EXPLICAÇÃO DO MODELO
Do
lado do emissor há um processo de codificação;
do lado do receptor, a decodificação.
Entre a mensagem enviada e a recebida há um hiato, em que diversos ruídos
podem aparecer, afetando a mensagem.
Assim,
a comunicação não estará completa enquanto o receptor não tiver
interpretado (percebido) a mensagem. Se o ruído for demasiadamente forte em
relação ao sinal, a mensagem não chegará ao seu destino, ou chegará
distorcida.
Por
ruído, entende-se tudo o que
interfere na comunicação, prejudicando-a. Pode ser um som sem harmonia, um
emissor ou receptor fora de sintonia, falta de empatia ou habilidade para
colocar-se no lugar de terceiros, falta de atenção do receptor etc.
Os
recursos usados para anular ruídos
são:
a)
redundância:
é todo o elemento da mensagem que não
traz nenhuma informação
nova. É um recurso utilizado para chamar
à atenção e eliminar possíveis
ruídos. Nesse sentido, deve-se
repetir frases e informações julgadas essenciais à compreensão do receptor;
b)
feedback*:
conjunto de sinais perceptíveis que permitem
conhecer o resultado da mensagem; é o
processo de se dizer a uma pessoa como você se sente em função do que ela fez
ou disse. Para isso, fazer perguntas
e obter as respostas, a fim de verificar se a mensagem foi recebida ou não.
4.2.
FATORES CONSIDERADOS
Como
o simples ato de receber a mensagem não garante que o receptor vá interpretá-la
corretamente (ou seja, como se pretendia), convém considerar:
1.
quem está comunicando a quem, em termos de papéis que essas pessoas
desempenham (por exemplo, administração e operariado, gerente e subordinado).
2.
a linguagem ou o(s) símbolo(s) usados para a comunicação, e a
respectiva capacidade de levar a informação e esta ser entendida por ambas as
partes.
3.
o canal de comunicação, ou o meio empregado e como as informações
são recebidas através dos diversos canais (tais como comunicação falada ou
escrita).
4.
o conteúdo da comunicação (boas ou más notícias, relevantes
ou irrelevantes, familiares ou estranhas)
5.
as características interpessoais
do transmissor e as relações interpessoais entre transmissor e o receptor (em termos de confiança, influência etc.).
6.
o contexto
no qual o comunicação ocorre, em termos de estrutura organizacional (por
exemplo, dentre de ou entre departamentos, níveis e assim por diante).
5.
BARREIRAS À COMUNICAÇÃO EFICAZ
1.
Sobrecarga de Informações: quando temos mais informações do
que somos capazes de ordenar e utilizar.
2.
Tipos de informações: as informações que se encaixarem com o
nosso autoconceito tendem a ser recebidas e aceitas muito mais prontamente do
que dados que venham a contradizer o que já sabemos. Em muitos casos negamos
aquelas que contrariam nossas crenças e valores.
3.
Fonte de informações: como algumas pessoas contam com mais
credibilidade do que outras (status),
temos tendência a acreditar nessas pessoas e descontar de informações
recebidas de outras.
4.
Localização física: a localização física e a proximidade
entre transmissor e receptor também influenciam a eficácia da comunicação.
Resultados de pesquisas têm sugerido que a probabilidade de duas pessoas se
comunicarem decresce proporcionalmente ao quadrado da distância entre elas.
5.
Defensidade*:
uma das principais causas de muitas falhas de comunicação ocorre quando um ou
mais dos participantes assume a defensiva. Indivíduos que se sintam ameaçados
ou sob ataque tenderão a reagir de maneiras que diminuem
a probabilidade de entendimento mútuo.
6.
COMO MELHORAR A COMUNICAÇÃO INTERPESSOAL
A)
HABILIDADES DE TRANSMISSÃO
1.
Usar linguagem apropriada
e direta (evitando o uso de jargão e termos eruditos quando palavras simples
forem suficientes).
2.
Fornecer informações tão claras
e completas quanto for possível.
3.
Usar canais múltiplos
para estimular vários sentidos do receptor (audição, visão etc.).
4.
Usar comunicação face
a face
sempre que for possível.
B)
HABILIDADES AUDITIVAS
1.
Escuta ativa.
A chave para essa escuta ativa ou eficaz é a vontade e a capacidade de
escutar a mensagem inteira (verbal, simbólica e não-verbal), e responder
apropriadamente ao conteúdo e à intenção (sentimentos, emoções etc.) da
mensagem. Como administrador, é importante criar situações que ajudem as
pessoas a falarem o que realmente querem dizer.
2.
Empatia. A escuta ativa exige uma certa sensibilidade às
pessoas com quem estamos tentando nos comunicar. Em sua essência, empatia
significa colocar-se na posição ou situação da outra pessoa, num esforço
para entendê-la.
3.
Reflexão. Uma das formas de se aplicar a escuta ativa é
reformular sempre a mensagem que tenha recebido. A chave é refletir sobre o que
foi dito sem incluir um julgamento, apenas para testar o seu entendimento da
mensagem.
4.
Feedback.
Como a comunicação eficaz é um processo de troca bidirecional, o uso de feedback
é mais uma maneira de se reduzir falhas
de comunicação e distorções.
C)
HABILIDADES DE FEEDBACK
1.
Assegurar-se de que quer ajudar (e não
se mostrar superior).
2.
No caso de feedback negativo, vá direto ao assunto; começar uma discussão
com questões periféricas e rodeios geralmente cria ansiedades ao invés de
minimizá-las.
3.
Descreva a situação de modo claro, evitando juízos de valor.
4.
Concentre-se no problema (evite sobrecarregar o receptor com excesso de informações
ou críticas).
5.
Esteja preparado para receber feedback,
visto que o seu comportamento pode estar contribuindo para o comportamento do
receptor.
6.
Ao encerrar o feedback,
faça um resumo e reflita sobre a sessão, para que tanto você como o receptor
estejam deixando a reunião com o mesmo entendimento sobre o que foi decidido.
7.
CONCLUSÃO
Esperamos
que a discussão sobre os diversos tipos
de comunicação e as várias técnicas para diminuir o ruído (interferência no
significado do que se quer transmitir) possa capacitar-nos a transmitir as
nossas idéias, sentimentos e emoções, com mais clareza e determinação.
8.
FONTE DE CONSULTA
ÁVILA,
F. B. de S.J. Pequena Enciclopédia de
Moral e Civismo. Rio de Janeiro, M.E.C., 1967.
BATISTA,
A. Tempo, Comunicação e Liberdade.
Rio de Janeiro, Civilização Brasileira, 1971.
BOWDITCH,
J. L. e BUONO, A. F. Elementos de
Comportamento Organizacional. São Paulo, Pioneira, 1992.
SANTOS, M. F. dos. Dicionário
de Filosofia e Ciências Culturais. 3. ed., São Paulo, Matese, 1965.
Organizado por Sérgio Biagi Gregório, em dezembro de 2000.
* Na sua maior parte, cópia de trechos do capítulo 5.º do livro Elementos de Comportamento Organizacional, de BOWDICHT.
* Feedback é um termo emprestado da eletrônica ( parte da física dedicada ao estudo do comportamento de circuitos elétricos que contenham válvulas, semicondutores, transdutores etc.), e significa:
1) transferência de parte do produto de um circuito ativo ou esquema de volta ao fator, como um efeito desnecessário ou de uso intencional, como por exemplo, reduzir distorção;
2) processo pelo qual os fatores que produzem o resultado são por eles mesmos modificados, corrigidos, fortalecidos etc, pelo próprio resultado.
*
Entre as inúmeras causas da defesa na comunicação, citamos:
a)
timidez - os tímidos e aqueles
que se sentem rejeitados têm tendência para se retraírem diante dos
outros, criando uma barreira para a comunicação. Muitos escritores,
cientistas, estadistas e pregadores religiosos foram levemente tímidos, sem
que isso prejudique na tarefa de servir ao bem comum. É o excesso de
timidez que dificulta a autenticidade de uma boa comunicação, pois
colocando-nos na defensiva, perdemos a essência da comunicação verbal.
b)
egoísmo - é o principal responsável
pela estrutura de defesa de uma personalidade. Querendo nos defender para não
cairmos no ridículo, acabamos nos isolando dos nossos instrutores.
c)
insegurança - é um ruído nem
sempre perceptível à primeira vista. Uma pessoa que está desempregada,
por exemplo, pode sentir-se inútil e, por isso, fugir ao contato humano ou
quando em sociedade, dificulta a autenticidade da comunicação. (Batista,
1971)
São Paulo, dezembro de 2000
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